تصف عملية التعرف على مسببات الخلل الإداري الأشخاص في إطار سلسلة من المتلازمات السلوكية التي تشكل تحديات للمؤسسة في مُختلف مجالات العمل. وقد تم تطوير السلوكيات المُقيَّمة في هذه العملية من قَبل الجمعية الأمريكية للطب النفسي والأنظمة التي تستخدمها منظمة الصحة العالمية للتعرف على الاضطرابات الشخصية ومن طريقة عمل ثيودور ميلون (Theodore Millon) في مُعالجة أنواع الخلل الوظيفي لدى الأشخاص. وبالرغم من ضرورة فحص مُسببات هذه السلوكيات إلا أن العملية لم تُقيم المشاكل المرضية، ولكنها اهتمت بالجوانب الشخصية التي يُمكن أن تكون مُعضلة في بيئة العمل.

وبالرغم من أن المتلازمات السلوكية المُستخدمة في تعريف الأداة تُمثل صورة طبق الأصل من التحديات الرئيسية في معظم المؤسسات وفي مُعظم بيئات العمل، إلا أنه من الضروري مُلاحظة أن مثل هذه المُتلازمات قد تنطبق على أصحاب الانجازات الكبيرة (فقد لا يُسبب هؤلاء الأشخاص إرباكًا لزملائهم أو للمؤسسات التي يعملون بها إذا ما تم دعمهم ومُراقبتهم بشكلٍ مستمر). لذلك ينبغي أن تكون عملية اكتشاف مسببات الخلل مُحددة في السياق الخاص للدور الوظيفي الذي يؤديه الشخص المُقيم وأن تتم على أساس سياسة المؤسسة التي يعمل بها.

• غريب الأطوار- وشارد الذهن: مُترفع عن تأدية الأعمال التطبيقية، وكثير الأفكار الخيالية، وكثير النسيان وغير تقليدي وقليل
• مُستكين- ومُذعِن: سلبي، ومُذبذب، وخانع لآراء الآخرين، ويحتاج إلى درجة عالية من الدعم وتكرار الاطمئنان، وقليل الثقة في نفسه.
• مُتشكك- وسيء الظن: حَذِر، ونافذ الصبر غير مُتسامح ويجد صعوبة في بناء علاقات ثقة مُتبادلة تقوم على التعاون.
• مُتقلب- وسريع الانفعال: كثير التوتر، ولا يحتمل الإحباط، ومُتحفظ اجتماعيًا، ومُباشر وصريح ومتقلب المزاج، وأفعاله غير مُتوقعة.
• غير منظم – لا يلتزم بالنظام: لا يتبع تعليمات و سياسات المؤسسة، لا يهتم بالتفاصيل، معرض للوقوع في الخطأ نتيجة الاهمال.
• غير متصل – غير مشارك: مبتعد، صعب المراس، منعزل اجتماعيا، لا يحب العمل الجماعي، لا يكون علاقات وثيقة
• متصلب – باحث عن الكمال: غير عملي، غير مرن، منغمس في الانظمة و اللوائح الحالية، غير قادر على تكوين تصور استراتيجي شمولي.
• تصادمي – متحدي: تنقصه اللباقة و الدبلوماسية، يتعامل بالقوة، متعالي، عرضة لإزعاج الاخرين، قليل الاحساس.
• متلاعب – ميكيافيلي: سياسي، متشكك من دوافع الاخرين، يتجنب التعامل بطريقة مباشرة و مفتوحة
• انطوائي- سلبي: قلق، عرضة للوم النفس، يشعر بالتهديد، يتردد بإبداء آراءه ووجهات نظره، انطوائي اجتماعيا.
• مغرور – أناني: محب للاستعراض، كثير الآراء، محب للسيطرة على النقاش
• متقلب – محبط: عاطفي، متغير، متشائم، تنقصه الطاقة و الدافع، خائف من الفشل، متردد في اتخاذ القرار، عنيد، وحيد